Werk jij ook thuis? Wij geven je graag 9 tips om thuiswerken makkelijker, efficiënter en productiever te maken!
Elke keer als we de krant openslaan, het nieuws horen of pop-upmeldingen krijgen op onze smartphone, worden we ermee geconfronteerd: overheden nemen drastische maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Een van de adviezen die ze aan mensen geven, ongeacht de beroepssector waarin ze werken, gaat over werken op afstand.
Of je het nu werken op afstand noemt, telewerken, thuiswerken of nog iets anders, mensen vinden het niet altijd leuk of makkelijk. De uitdaging is voor heel veel mensen dezelfde: hoe zorg ik ervoor dat ik productief blijf? Hoe maak ik werken vanuit huis efficiënt? Of wellicht denk je nu: als ik zo lang moet werken vanuit huis, word ik gek!
Flexcoaches @Home deelt graag 9 tips over thuiswerken gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek.
Wanneer we werken op afstand, zien we dat de hoeveelheid communicatie daalt. Wanneer we fysiek samenwerken, is het makkelijk om snel een vraag te stellen of te checken of alles vlot verloopt. Op afstand is dit veel moeilijker.
1. Zorg voor een dag-start en een dag-afsluiting
Dit kan gewoon door aan de start en aan het einde van de dag een kort telefoongesprek te hebben met je collega of leidinggevende. Maak hierin duidelijke afspraken, zorg ervoor dat de instructies goed begrepen zijn en stel duidelijke doelstellingen.
2. Besteed in je e-mails steeds voldoende aandacht aan de context
We gaan er vaak van uit dat mensen wel weten waarover we het hebben als we een e-mail versturen. Toch zien we vaak dat online communicatie fout geïnterpreteerd wordt en als onvolledig wordt ervaren.
3. Plan gesprekken met iedereen met wie je samenwerkt
Wanneer mensen op afstand werken, zijn ze geneigd om vooral contact te hebben met mensen met wie ze goed overeenkomen. Tussen deze mensen zijn er vaak minder misverstanden en is er minder een nood aan verduidelijking. Het is makkelijker om informatie te delen en elkaars context te snappen.
Maar je moet vooral de communicatielijnen openhouden met ál je collega’s, niet alleen met diegene met wie je het best opschiet of met wie je samen aan een project werkt.
Wanneer mensen werken op afstand, werken ze meer alleen. Het is dus niet verrassend dat sommige studies aantonen dat mensen die op afstand werken eenzaamheid als een grote uitdaging ervaren. Steek dus extra moeite in je communicatie om zoveel mogelijk er een persoonlijke toets aan te geven. Dit zal er ook voor zorgen dat communicatie duidelijker is. Dat is twee keer winst!
4. Communiceer zoveel mogelijk met een “face-to-face” gesprek
Technologie heeft gezorgd voor veel hulpmiddelen die communicatie op afstand kunnen verrijken. Denk aan tools zoals Skype of MS Teams. Maar ook videogesprekken via Whatsapp. Ook als je deze tools niet hebt, kies dan voor een telefoongesprek in plaats van e-mail. De regel is: hoe persoonlijker, hoe effectiever je communicatie is.
5. Denk na over het gebruik van emoticons
Ook al vinden mensen dit misschien nog onprofessioneel, we zien in de wetenschap steeds meer onderzoek naar het effect van het gebruik van emoticons in professionele communicatie. We kunnen stellen dat onderzoek hier positieve effecten aantoont. Het gebruik van emoticons maakt communicatie persoonlijker en kan misverstanden vermijden.
Het is misschien niet gepast voor elke doelgroep, maar in interne communicatie en voor communicatie onder collega’s kan het zeker. Wellicht nog niet meteen voor communicatie naar klanten ?.
6. Vergeet het relationele aspect van communicatie niet
Voldoende communicatie is niet alleen noodzakelijk om duidelijkheid te creëren. Ook de relatie met collega’s wordt erdoor beïnvloed. Wanneer we bij werken op afstand te weinig communiceren, heeft dit een negatieve invloed op de relatie tussen collega’s, het onderlinge vertrouwen en de voldoening die mensen uit hun werk halen.
Schakel afleiding uit!
Zeker wie niet gewend is om vanuit huis te werken, heeft het lastig met afleiding thuis. Sommige mensen zijn hier gevoeliger voor dan anderen. Denk maar aan de vaatwasser die je snel even leeghaalt of de wasmachine die je snel even aanzet.
7. Doe alsof je naar je werk gaat
Routines maken ons leven makkelijker. Behoud dus zeker deze routines wanneer je vanuit huis werkt. Sta op hetzelfde tijdstip op, douche en kleed je aan alsof je naar het werk gaat. Dit kan je helpen om je dag gefocust te beginnen.
8. Plan je werk en je pauzes
Thuiswerken geeft meer flexibiliteit. Het kan interessant zijn om dus net iets bewuster je werk te plannen. Wanneer je niet plant, heb je een grotere kans dat zaken anders lopen. Plan ook je pauzes in. Dat maakt het ook makkelijker om je hieraan te houden.
Vind je het lastig om je focus te
behouden?
De “Pomodoro-techniek” kan helpen: daarbij focus je 25 minuten op 1 taak,
waarna je 5 minuten een korte pauze neemt of even een taak doet waar je je
minder op moet concentreren.
Daarna ga je verder met de taak waarmee je bezig was of een nieuwe taak,
wederom gedurende 25 minuten. Pak er een kookwekker bij of download een app die
je hierbij kan helpen.
9. Zorg voor een werkruimte
Dit is belangrijk om je focus te behouden. Werk dus het liefst in een aparte ruimte aan een bureau. Als dat niet kan, probeer je omgeving dan zoveel mogelijk in te richten als een werkruimte. Installeer je dus aan een tafel en niet in een luie stoel of op de bank.
Zorg voor een apart toetsenbord, een muis, een standaard om je laptop op een ergonomische hoogte te plaatsen en/of een extra beeldscherm. Zo creëer je ook meer een werkruimte en zorg je voor een gezonde werkhouding.
Wat kan Flexcoaches @Home voor jou betekenen?
Flexcoaches @Home adviseert, begeleidt en ondersteund organisaties bij het implementeren, ontwikkelen en/of faciliteren van thuiswerk mogelijkheden voor haar werknemers.
Een concreet voorbeeld hiervan is het binnen 1 week “plug and play” opleveren van een mobiel kantoor bij medewerkers thuis in de tuin!
Neem gerust contact met ons op telefoonnummer 0162 – 225641 of via info@flexcoaches.com om te informeren naar de mogelijkheden die we jou en/of je organisatie kunnen bieden en Groei mee!
Bron onderzoek: Vonk Netwerk
