Het beschrijven en effectief invoeren op de werkvloer van thuiswerkbeleid stond de afgelopen jaren niet hoog op de agenda van bedrijven en organisaties. Met de komst van de eerste lockdown in maart 2020 waarin we allemaal thuis moesten werken, veranderde de kijk van Nederland op het thuiswerken. Waar waren we al die jaren mee bezig geweest? Drie uur onderweg om in een andere vestiging een uur te vergaderen met collega’s? Velen kwamen tot de conclusie dat er meer online kon dan gedacht en vaak nog efficiënter ook. De mogelijkheden die het thuiswerken biedt, zette een nieuwe beweging in gang. Zo ook bij HR-manager Sanne de Bresser van Actemium en Omexom. Ze realiseerde zich samen met het managementteam echter ook, dat het invoeren van thuiswerkbeleid om een professionele aanpak vraagt. Ze nam contact op met Flexcoaches voor ondersteuning in het aanbrengen van structuur en de implementatie op de werkvloer.
Sanne de Bresser is eindverantwoordelijk HR-manager voor acht business units van Vinci Energies in Nederland. Een business unit bestaat grotendeels uit technisch personeel dat in de buitendienst werkt. Zij konden met aanpassingen de klanten op de werkvloer blijven bedienen. Voor de 150 medewerkers die op kantoren of ondersteunend aan projecten werken moest de IT-afdeling flink opschalen om hen in de gelegenheid te stellen om allemaal thuis te kunnen werken. Het managementteam concludeerde in de zomer, na vijf maanden thuiswerken, dat zowel de bedrijfsprocessen als -resultaten geen negatief effect hiervan hadden ondervonden. Het personeel dat vanuit huis werkte gaf daarnaast aan, dat ze het thuiswerken als zeer prettig hadden ervaren. Ze hadden minder reistijd en het werk was beter te combineren met de thuissituatie. Enkele business unit managers vonden het moeilijk om de controle los te laten. Immers, hoe kun je de inzet controleren van je medewerkers als je ze niet achter hun bureau op de afdeling ziet zitten? Voorstanders van het thuiswerkbeleid wierpen echter op, dat je op de werkvloer ook niet kunt zien of er Netflix wordt gekeken of een beleidsstuk wordt gelezen. Waarop unaniem werd besloten om Flexcoaches in te huren om het thuiswerkbeleid te gaan consolideren binnen het bedrijf.
Uniek begeleidingsmodel
“Een hele nieuwe tak van mijn werkzaamheden, dus ik was erg blij met de ondersteuning van Flexcoaches,” aldus Sanne. “Ze bieden een begeleidingsmodel aan, dat is opgebouwd uit acht stappen. Dat is geen star model, maar het werd aangepast aan onze situatie. Zo hebben wij bijvoorbeeld geen pilot fase gedraaid met een kleine groep, want die hadden we immers tijdens de eerste lockdown al gehad.” Onderwerpen die aan bod kwamen waren ARBO, thuiswerkvergoeding, faciliteren van computerbenodigdheden, overleggen met de ondernemingsraad en hoeveel procent van de contracturen mag een werknemer thuiswerken? Dit alles wordt vastgelegd in een addendum, dat wordt toegevoegd aan het arbeidscontract. Als de norm niet langer ‘werk zoveel mogelijk thuis’ is, zal met alle werknemers een gesprek worden gevoerd aan de hand van het inmiddels door de OR goedgekeurde thuiswerkbeleid.
Ondersteuning
“Ik verwacht dat veel medewerkers straks een deel thuis zullen willen blijven werken. We hebben nu een solide en goedgekeurd beleidsstuk daarvoor klaarliggen. Het was erg fijn om met Flexcoaches samen te werken. Ze hebben veel kennis en ervaring op dit vlak en een goed netwerk om specifieke items uit te zoeken. Er werd snel geschakeld en de lijnen waren kort. Tijdens het traject dat een kleine vier maanden heeft geduurd, had ik steeds één contactpersoon dat werkte erg prettig. Ik heb op juridisch vlak, Arbo technisch maar ook op sociaal vlak goede ondersteuning gehad. Dat laatste is ook heel belangrijk. Hoe zorg je ervoor dat je onderling wel contact met elkaar blijft houden. Ook daarin adviseert Flexcoaches. Ze pakken alle onderdelen mee en daardoor zijn wij gegroeid en klaar voor de toekomst.”
